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Face à des situations–problèmes illustrant différents modes d’organisation d’un secrétariat, l’étudiant sera capable : • d’identifier les fonctions d’un secrétariat au sein d’une organisation en tenant compte des règles de déontologie qui sont associées au secrétariat de direction et ce, dans différentes perspectives, comme par exemple : • l’accueil et la gestion des rendez-vous ; • la gestion documentaire y compris l’archivage ; • la gestion du courrier interne et externe ; • l’organisation du service ; • … ; • de mobiliser des comportements professionnels pour organiser, d’une manière appropriée, son travail : • appliquer des méthodes de classement, d’archivage prenant en compte : • le type de support (papier, films, bandes magnétiques, ..) ; • les différentes classifications ; • les critères d’accessibilité ou de confidentialité ; • le caractère du document (factures, contrats, documentation, ..) ; • en dégager les implications sur le plan des modes d’organisation et des méthodes de travail ; pour une situation donnée visant une rentabilisation de l’espace en tenant compte du coût du matériel et de l’accessibilité, • d’analyser le circuit de la production d’un document et son archivage ; • d’identifier le problème à résoudre et les contraintes à respecter (espace, coût, accessibilité, supports,…) ; • de proposer des solutions d’organisation (suivi du document et mode de classement, perfectionnement de l’existant, ...) ; • de justifier ses choix ; pour une situation donnée visant l’aménagement d’un bureau de secrétariat, • d’identifier les règles ergonomiques et de sécurité ; • de proposer un plan d’aménagement des locaux et d’achat de meubles, de matériel, … ; face aux ressources de logiciels permettant la gestion intégrée des contacts, du temps, des tâches (à effectuer individuellement ou en réseau) et la tenue d’un agenda, • de mettre en œuvre des habiletés et des techniques appropriées pour : • enregistrer des informations ciblées ; • organiser le travail du secrétariat : • noter les rendez-vous, les déplacements et les activités à mener pour des personnes ciblées ; • assurer le suivi des affaires en cours ; • planifier des travaux cycliques, à moyen ou long terme ; • organiser la gestion et la distribution de documents sur le réseau ; • gérer des échanges d’informations sur le réseau et des travaux d’équipe ; • administrer une messagerie (récupérer/envoyer des mémos, des notes de service, des lettres–circulaires, …) directe ou indirecte, pour des individus ou des groupes ; • … ; • appliquer les règles de sécurité adéquates pour la protection et la confidentialité des informations ; • d’utiliser, d’une manière appropriée, différents matériels bureautiques, comme par l’exemple : photocopieur, fax, télex, machine à affranchir, plieuse de courrier, systèmes coms, … ; • de mettre en œuvre des techniques et des méthodes de télétravail ou d’élaboration de dossiers en réseaux, comme par exemple : • assurer le suivi des modifications de textes ; • mise à jour de ressources documentaires, …; • … ; • de mettre en œuvre des techniques et des méthodes pour mener en équipe l’organisation : • d’un voyage d’affaires ; • d’une conférence ; • d’un événement de relations publiques ; • d’une opération commerciale ; • d’une mise à jour d’un catalogue ; • d’une étude technique de logiciels nouveaux ; • de planifier son travail individuel en fonction du projet et du planning de l’équipe ; • de respecter les standards préalablement négociés en équipe ; • de communiquer, d’échanger des informations ; • de justifier les méthodes de travail et les techniques mises en œuvre. |